e-mail 에 대해서 (이멜 에티켓)

요즘,얼굴 마주보며 하는 직접 대화보다 문자나, 카톡같은 messenger 로 간접적 대화를 나누는 케이스가 점점 늘어가고 있다.  상대방의 시간적 여유를 모를때, 직접 전화를 하는것보다 전하고자 하는 말을그냥 문자로 보내 놓으면 받는사람이 시간이 될때 볼수있어서 아주 편리하다. 이런식 짧은 문자 서비스 말고도, 우리가 많이 쓰는것 중에는  email (이메일) 이 있다. 이메일은 아주 오랫동안 많은 사람들의 사용으로,생활화 되었고 아마 직장이나 학교에서 가장 자주 쓰이는 communication 방법중 하나일것이다.  오늘은 이렇게 자주 쓰이는 이메일에 대해서 몇마디 적고자 한다. 오늘의 글내용을 정리해보면 다음과 같다. 

1. 이메일을 보내기전에, 이것이 가장 좋은 방법인지 잘 생각해보고 보내라.
2.  긴 이메일과 너무 자주 보내는 이메일은 삼가자. 꼭 길게적어야 할때는 정리와 summary 를 이메일 맨 앞에 적어서 첫 몇줄만 읽어도 무슨 말을하는지 알수있게 하자.
3. 이메일은 기록에 남는것 이기에, 화가날때 쓰는 답장이나 이메일은 바로 보내지말고, 마음을 진정시키고 나서 잘 읽고 수정하고 난 후에 보내자.
4. 너무 큰 파일들은 가급적 삼가하자.
5. 받는사람순서를 높은사람부터 먼저 적자.

무조건 이메일을 보내기 앞, 어떤방법의 communication 이 가장 적절한가를 먼저 생각해야될 이유가 있다. 전하고자 하는 내용, 목적, 때와 받는사람, 그리고 상황에 따라서 어떤 form 의 communication 이 더좋은지 바뀔수있다.  내용을 여러명에게 한꺼번에 보내야되고 기록되야된다면 당연 이메일이 가장 좋은 선택이다. 그러나 한명과 말이 계속 오가면서 주고받는 대화가 필요하다면, 이메일보다는 전화가 더 올바른 선택일것이다. 그런일을 만약 이메일로 처리하려 한다면 시간도 더오래걸리고 간단한것도 서로 이해하는데 문제가 생기고 더 복잡해질 수가 있다. 그러므로 이메일 보내기전에 이메일보다 더좋은 다른방법이 없는지 먼저 생각해보길 바란다.

이메일을 보낼때 또한가지 자주 보는 “실수”는.. 이메일을 자주 보내거나 너무 길다는것이다.  나만보더라도, 하루에 받는 이메일 수는 몇백개가된다..  그래서 이메일을  100% 읽지 않고, 우선 대강 읽어서 정리를 하고, 중요한 이메일만 자세히 읽는다.. 내 밑 사람중 몇명은 , 엄청나게 자주 이메일을 보내고 한번 보내면 몇 페이지 길이의 이메일을 보낸다..  재미있는건, 그사람은 바로 내옆 오피스에 있는 사람이다.. 그냥 와서 커피 마시면서 이야기 할수있는 내용들을 몇페이지의 긴 이메일을 보낸다면 난 하루중 많은 시간을 그사람 이메일 읽는다고 시간낭비를 하게된다.. 그런 긴 이메일이 계속된다면, 아예 그사람의 이메일은 중요성을 잃게 되는것이다. 다른 케이스 중,내밑의 또 다른 사람이.. 너무 이메일을 길게 적고 너무 자주보내서 그사람 이메일 읽는것이 귀찮아져서 다른 부서로 보내버린적도 있다.  매니저들 사이에선, 너무 긴 이메일을 자주 적는 사람들 몇을 험담하는 케이스도 많이 봤다.  이메일을 보낼때, Simple and clear 하게 적으려고 노력하는것이 좋다.

일을 정말 잘 하는 사람은 만약 복잡하고 긴 이메일을 적어야할때 이런식으로 적는다.. 시작할때 바로  말하고자 하는 결론을 아주 짧고 명백히 적는다. 그러고 나서 거기에 대한 자세한 설명을 세밀하게 적는다. 그렇게 되면, 받는사람이 첫 몇줄만 읽어도 결론을 알수가 있다. 그리고 원한다면 그뒤를 읽으며 자세한 내용도 알수도 있다. 긴 이메일을 꼭 다 읽어야지만 결론을 알수있는 그런식의 정리안된 이메일과는 엄청난 차이가 있는것이다.    어떤사람은 아예 자세한 설명은 하지 않고, 결론만 말하고, 더 자세한 것은 만나서 이야기 하자.. 라는 식으로 하는 사람도 있다.

이메일을 할때 주위할점 또한가지는.. 이메일은 영원히 남을 수있다는것이다. 그러므로 이메일 보낼때 할말을 잘 생각해서 조심스럽게 보내야된다. 1대1 대화는 무슨말을 내가 어떻게 했는지 기록이 없지만, 이메일은 아주 쉽게 내가 한 말을 다른사람에게 forwarding 할수있다. 그래서 내가한말이 기록되고 쉽게 멀리 퍼질수있다는 말이다. 화가나거나 열받는일이 있다면 바로 답장을 하지말고, 마음을 진정시키고 나서 이메일을 적는것이 좋다. 누가 그런말을 하였다. 절대 화가났을때 “send” 버튼을 누르지 말고, 마음이 가라앉으면 보내는 이메일을 다시 읽어보고 누르라고 했다.  나도 몇년전 이메일 하나를 받았는데 엄청 화가 나게 만드는 이메일이었다. 당장 답장을 내전화기에서 바로 적어서 보내려고했는데 넷트웍에 문제가 있어서 보내질 못했다...  나중에 읽어보니 내가 화날때 적은 이메일이라서 좀 말이 거칠고 좋지 않게 보였다.. 화가나면 상황판단이 흐려지고, 후회할수있는 결정을 하기에 기록에 남는 이메일은 가급적 화가날때 보내지 않는것이 좋다.

이메일로 파일을 보낼때 너무 큰파일은 이메일로 보내지말고, dropbox 나 다른 file share 하는 서비스를 쓰는것이 좋다. 이메일 박스는 큰파일을 핸들 하지못하고 이메일 박스에는 용량 limit 이 있기때문에, 너무 큰파일을 이메일로 보내는것은 상대방을 힘들게 하는것중 하나이다.. 2MB 보다 큰것은 가급적 나눠서 보내든지 위에서 말한 다른방법으로 보내도록 해보자.

이멜을 여러명에게 보낼땐, 주소를 마음대로 적지말고, 우선 높은사람들 부터 밑에 사람들까지 순서대로 적는것이 좋다. 이것을 전혀 신경 안쓰는 사람도 많지만, 이것을  신경쓰는 미국인들도 제법있다.. 그러므로, 조금만 신경써서 높고중요한사람들 이메일주소를 먼저 적고, 점점 밑으로 내려가면서 적는것이 좋다..

한국에서의 2주를 잘 보내고 미국으로 조금전 돌아왔다. 지금 샌프란시스코 공항에서 집으로 가는 비행기기 다리면서 비행기 안에서 적었던 이글을 올린다..
모두들 Have a great day!!